Panduan Penggunaan

Semua yang perlu diketahui untuk memakai aplikasi absensi Toko MM: cara absen, cara mengatur jadwal, dan arti setiap pesan yang muncul di layar. Baca mulai dari Mulai Cepat kalau ingin langsung memakai aplikasinya.

Tentang Aplikasi

Apa ini aplikasi dan siapa yang memakainya

Aplikasi ini dipakai untuk mencatat kehadiran karyawan per toko. Setiap karyawan mencatat kehadirannya saat datang dan pulang, dari HP dengan pemeriksaan lokasi di dalam toko, atau dari perangkat presensi toko lewat kartunya, lalu sistem menentukan apakah kehadiran itu tepat waktu, terlambat, atau terlalu cepat.

Semua perhitungan dilakukan ulang di server. Aplikasi tidak mempercayai angka yang dikirimkan perangkat, jadi hasil absensi tidak bisa dimanipulasi dari sisi karyawan.

Bagian	Dipakai siapa	Isi
Mode karyawan	Semua karyawan	Absen datang dan pulang, melihat kartu absen, riwayat sendiri, dan mengajukan izin atau lembur.
Mode admin	Pemilik dan supervisor	Mengatur toko, karyawan, jabatan, jadwal shift, menyetujui pengajuan, dan melihat laporan.
Presensi Karyawan	Karyawan yang tidak membawa HP	Halaman pemindai kartu di toko untuk mereka yang tidak bisa absen dari HP. Satu user dan password per toko dipakai bersama untuk membukanya.
Panduan ini	Siapa saja	Halaman yang sedang dibaca. Terbuka tanpa login, jadi bisa dibaca siapa saja.

Dua istilah yang perlu dibedakan

Jabatan menentukan aturan jam absen seorang karyawan: wajib mengikuti template shift, atau cukup ikut rentang window.

Toko adalah cabang tempat karyawan bekerja. Setiap toko punya titik koordinat dan radius sendiri yang dipakai untuk memeriksa lokasi saat absen.

Mulai Cepat

Langkah paling singkat sampai absensi pertama tercatat

Karyawan baru

1

Minta akun ke atasan

Akun dibuat otomatis dari menu Karyawan di mode admin. Atasan yang memberikan email dan password awal.
2

Masuk memakai email dan password

Butuh izin lokasi di peramban. Kalau ditolak, absen tidak akan bisa tercatat.
3

Absen masuk saat tiba

Tekan tombol Absen Masuk di bawah layar beranda. Tunggu sampai muncul keterangan berhasil.
4

Absen pulang saat pulang

Tombol Absen Pulang baru aktif setelah absen masuk tercatat.
5

Simpan kartu absen

Buka halaman Kartu Saya, lalu cetak kartunya. Kartu itu juga dipakai lewat perangkat presensi toko.

Admin yang baru memakai aplikasi

1

Isi data toko lebih dulu

Menu Toko. Koordinat dan radius wajib diisi karena geofence memakai titik itu.
2

Buat jabatan sesuai aturan kerja

Menu Jabatan. Centang Wajib memakai template shift untuk manajer atau kepala toko.
3

Susun jadwal shift

Menu Shift untuk template mingguan, menu Window untuk rentang jam kasir dan pramuniaga.
4

Tambahkan karyawan

Menu Karyawan. Centang Buat akun supaya karyawan bisa absen sendiri.
5

Siapkan perangkat presensi di toko yang dipakai

Alamat perangkat presensi dan user serta password-nya ada di form toko. Cetak kartu barcode tiap karyawan supaya bisa absen tanpa HP.
6

Tetapkan siapa yang mengawasi toko mana

Menu Pengguna. Supervisor yang belum ditugaskan ke toko mana pun tidak akan melihat data apa pun.
7

Periksa pengajuan tiap pagi

Menu Pengajuan. Penolakan wajib disertai alasan.

Urutan ini penting

Aturan dihitung berurutan dari data yang paling spesifik. Jabatan/template/window harus sudah siap sebelum karyawan ditambahkan, karena absensi pertama kali memakai aturan yang berlaku saat itu dan disimpan permanen sebagai catatan.

Peran dan Hak Akses

Perbedaan pemilik, supervisor, dan karyawan

Ada tiga peran bawaan. Hak akses tiap peran sudah ditentukan, jadi saat memilih peran di menu Pengguna, halamannya menyesuaikan sendiri.

Peran	Bisa melihat	Tidak bisa
Pemilik	Semua menu, seluruh jaringan toko, termasuk template dan window untuk semua toko.	—
Supervisor	Semua menu admin, tetapi hanya untuk toko yang ditugaskan kepadanya.	Tidak bisa menghapus karyawan, memfinalisasi payroll, mengubah peran, mengelola pengguna, dan mengubah pengaturan.
Karyawan	Hanya beranda, kartu absen, riwayat sendiri, dan pengajuan.	Tidak bisa membuka menu admin sama sekali.

Presensi Karyawan bukan peran

Halaman perangkat presensi tidak memakai peran apa pun karena tidak ada akun karyawan di dalamnya. Yang menjaga perangkat itu adalah satu user dan password bersama per toko, lalu kartu: hanya kartu milik toko tersebut yang bisa dicatat di sana.

Cakupan toko

Hanya peran pemilik yang bisa melihat dan mengelola seluruh jaringan. Supervisor dan akun lain selalu terbatas pada daftar toko yang ditugaskan di menu Pengguna.

Supervisor tanpa penugasan melihat nol toko

Kalau supervisor belum ditugaskan ke toko mana pun, halaman-halamannya tetap terbuka tapi isinya kosong. Ini perilaku yang disengaja supaya tidak ada kebocoran data antar cabang. Perbaiki dari menu Pengguna.

Aturan lain yang berlaku

Satu akun satu perangkat. Akun yang sama tidak bisa dipakai dari dua perangkat sekaligus. Sesi yang lebih lama akan dikeluarkan otomatis.
Menonaktifkan akun langsung berlaku. Akun yang dinonaktifkan dikeluarkan dari sesi yang sedang berjalan dan tidak bisa masuk lagi. Riwayat absensinya tetap tersimpan.
Perubahan hak akses memaksa keluar. Setiap kali peran atau toko yang diawasi berubah, sesi aktif ikut dibatalkan.
Menonaktifkan diri sendiri dicegah. Supaya admin tidak terkunci dari halaman pengaturannya.

Panduan Karyawan

Absen, kartu absen, riwayat, dan pengajuan

Halaman ini berlaku untuk akun ber peran karyawan. Semua menu di bawah ini hanya bisa dibuka kalau akun punya izin yang sesuai, jadi sebagian menu bisa tidak terlihat.

Masuk dan keluar

Lima kali gagal. Setelah lima percobaan salah, form masuk dikunci selama 60 detik.
Pastikan akun belum dipakai di HP lain. Kalau muncul Akun Anda sedang dipakai di perangkat lain, akun sedang aktif di perangkat berbeda.

Beranda

Menampilkan sapaan sesuai jam, status absensi hari ini, jam masuk, jam pulang, batas telat beserta sisa waktunya, serta ringkasan bulan ini: jumlah hari hadir, total jam kerja, dan jumlah kali terlambat.

Tombol hanya muncul kalau punya izin

Tombol absen muncul di bagian bawah layar hanya untuk akun yang punya izin mencatat. Kalau tombolnya tidak ada, akun tersebut memang hanya boleh melihat, dan tidak bisa mencatat kehadiran sendiri.

Absen datang

1

Tekan tombol Absen Masuk

Tombol ini ada di panel melayang paling bawah layar beranda.
2

Izinkan browser mengambil lokasi

Muncul permintaan izin lokasi di atas atau bawah peramban. Pilih izinkan. Tanpa izin ini absen tidak akan tercatat.
3

Tunggu pembacaan GPS

Aplikasi mengambil beberapa sampel lalu memilih yang paling akurat, jadi biasanya perlu beberapa detik.
4

Tunggu muncul hasil

Berhasil: Absen masuk tercatat pukul 08:02. Tepat waktu. Gagal akan ditulis merah di atas tombol.

Absen pulang

Tombol Absen Pulang baru bisa dipakai setelah absen masuk tercatat. Setelah berhasil, muncul keterangan seperti Absen pulang tercatat pukul 17:02. Durasi kerja 8,7 jam.

Kalau GPS tidak mau terbaca

Sinyal GPS di dalam ruangan sering jelek. Berdiri dekat jendela atau keluar sebentar biasanya sudah cukup. Aplikasi menunggu sampai 8 detik mencari sinyal yang lebih baik.

Aplikasi hanya bisa membaca lokasi lewat HTTPS. Kalau memakai alamat jaringan lokal (misalnya 192.168.x.x), browser akan memblokir permintaan lokasi. Gunakan localhost atau pasang sertifikat HTTPS.

Kartu absen

Halaman Kartu Saya menampilkan kartu identitas untuk absen dari perangkat presensi toko: barcode dibaca scanner USB, sedangkan QR dan kode teks di bawahnya memuat kode yang sama untuk dibaca reader kamera atau diketik manual. Absen dari HP tidak memakai kartu ini—cukup tombol di beranda.

Cetak kartu ini sekali lalu bawa setiap hari. Tombol Cetak kartu mencetak kartu saja, tanpa menu dan tombol lain.
Kode manual ada di bawah barcode untuk jaga-jaga kalau barcode tergores atau tidak terbaca scanner.

Kartu berlaku sampai diganti atasan lewat menu Karyawan → Ganti kartu. Setelah diganti, semua kartu lama langsung tidak berlaku di seluruh toko, jadi kartu yang dicetak ulang wajib dipakai.

Absen tanpa HP lewat perangkat presensi

Kalau tidak membawa HP, absen bisa dicatat dari perangkat presensi toko. Beranda Anda menampilkan alamatnya dalam bentuk teks; buka alamat itu di perangkat presensi toko, bukan di HP. Perangkat itu dipakai bersama jadi tidak memakai akun pribadi Anda: yang dipakai adalah user dan password presensi yang sama untuk semua orang di toko itu.

1

Buka halaman presensi di perangkat toko

Alamatnya tertera di beranda Anda. Jangan dibuka dari HP, cukup di perangkat presensi toko.
2

Masukkan user dan password presensi

Diberikan pemilik toko. Sama untuk semua karyawan di toko tersebut, jadi tidak perlu akun pribadi. Setelah berhasil, halaman pemindai langsung terbuka.
3

Pindai barcode kartu

Tahan kartu di depan scanner sampai kode muncul di kotak pencarian, lalu tekan Enter. Scanner sudah dikonfigurasi otomatis untuk menekan Enter.
4

Tunggu hasilnya

Berhasil: Absen masuk Budi tercatat pukul 08:02. Tepat waktu. Gagal ditulis merah dengan alasannya, dan kartu berikutnya langsung bisa dipindai.

Tidak perlu pilih Masuk atau Pulang

Perangkat presensi sudah tahu yang mana yang perlu dicatat: yang dipindai dicatat sebagai absen masuk kalau Anda belum absen masuk hari itu, dan sebagai absen pulang kalau sudah ada. Jadi halaman perangkat presensi hanya punya satu tombol.

Kalau perangkat sudah terbuka, tidak perlu login lagi

Sesi perangkat presensi bertahan selama dipakai dan menutup diri sendiri kalau dibiarkan tidak dipakai. Kalau mau menutupnya duluan, tekan Kunci perangkat di bawah halaman pemindai.

Kartu dari toko lain akan ditolak di perangkat ini. Absensi yang tercatat dari perangkat presensi ditandai Presensi Karyawan di riwayat, supaya atasan tahu itu absen tanpa HP. Karyawan yang tidak diizinkan admin tidak bisa memakai perangkat ini sama sekali, dan harus absen dari HP atau menghubungi admin.

Riwayat absen

Tab Riwayat menampilkan daftar kehadiran per tanggal. Setiap baris memuat jam masuk, jam pulang, durasi kerja, jarak dari titik toko, label shift, dan status keterlambatannya.

Mengajukan izin

Tab Pengajuan. Pilih jenis pengajuan, isi tanggal dan keterangan, lalu kirim. Statusnya berubah dari Menunggu menjadi Disetujui atau Ditolak setelah atasan memutuskan.

Jenis	Keterangan
Izin	Keperluan pribadi, tidak dibayar.
Sakit	Beristirahat karena sakit, tidak dibayar.
Cuti	Cuti resmi, termasuk yang dibayar.
Dinas Luar	Perjalanan dinas, termasuk yang dibayar.

Pengajuan yang sudah disetujui bisa dibatalkan sendiri selama belum diproses atasan. Penolakan selalu disertai alasan supaya karyawan tahu apa yang perlu diperbaiki.

Mengajukan lembur

Isi tanggal, jam mulai, jam selesai, dan keterangan pekerjaan. Keterangan wajib diisi karena alasan lembur adalah bagian dari keputusan atasan.

Panduan Admin

Toko, karyawan, jabatan, shift, laporan, pengguna

Halaman admin hanya terbuka untuk akun pemilik dan supervisor, dan hanya untuk toko yang diawasi. Menu yang tidak terlihat berarti akun belum punya izin untuk halaman itu.

Dasbor

Ringkasan hari ini: jumlah karyawan aktif, yang sudah hadir, yang terlambat, dan yang belum absen pulang. Di bawahnya ada tabel per toko beserta status geofence tiap toko, rekap jumlah orang per window shift, pengajuan yang menunggu keputusan, dan daftar karyawan yang belum absen pulang.

Bagian Per window hanya menghitung kasir dan pramuniaga. Manajer dan kepala toko mengikuti template shift, jadi tidak muncul di sana. Angka dihitung dari label yang tersimpan saat absen terjadi, bukan dari window yang sedang aktif sekarang.

Toko

Data cabang beserta titik koordinat dan radius yang dipakai untuk memeriksa lokasi absen. Buat toko dulu sebelum menambah karyawan.

Kolom	Keterangan
Nama toko	Nama yang tampil di daftar dan laporan. Maksimal 120 karakter. Wajib.
Kode	Kode pendek dan unik. Dipakai untuk pencarian cepat dan untuk alamat perangkat presensi. Wajib.
Alamat	Alamat lengkap cabang.
Latitude / Longitude	Titik tengah area geofence. Ambil dari Google Maps: klik lokasi toko lalu salin angka setelah tanda @. Contoh -6.1753924, 106.8271528.
Radius (meter)	Jarak yang masih dianggap berada di dalam toko. Minimal 20, maksimal 5000 meter.
Buka / Tutup	Jam buka dan tutup toko. Jam tutup harus setelah jam buka.
Zona waktu	Zona waktu toko. Default Asia/Jakarta.
User presensi	User untuk masuk ke halaman perangkat presensi. Unik antar toko. Wajib supaya perangkat presensi bisa dipakai.
Password presensi	Password untuk halaman perangkat presensi, minimal 8 karakter. Kosongkan berarti password lama tidak diubah.
Toko aktif	Bila dimatikan, toko berhenti dipakai untuk absensi. Riwayat yang sudah tercatat tetap utuh.

Tanpa koordinat, geofence tidak jalan

Toko yang latitude dan longitudenya kosong akan menolak semua percobaan absen dengan pesan Toko Anda belum diisi koordinat, geofence tidak bisa diperiksa. Toko yang dinonaktifkan tidak hilang datanya, dan riwayat absensi lamanya tetap utuh.

Menyiapkan perangkat presensi toko

Form toko menampilkan alamat perangkat presensi, misalnya /presensi/TK-0001. Alamat itu bisa langsung dibuka di perangkat presensi dan di-cache sebagai QR Code untuk ditempel di dekat perangkat.

Perangkat presensi memakai satu user dan satu password yang dipakai bersama seluruh karyawan di toko itu, bukan akun per orang. Jadi siapa pun yang datang lebih dulu bisa langsung login dengan kredensial itu lalu memindai kartunya, tanpa perlu akun pribadi.

Selain kredensial, tiap karyawan juga perlu diizinkan lewat kolom Boleh absen lewat perangkat presensi di form karyawan. Bawaannya diizinkan, jadi tanpa perubahan apa pun kartu langsung bisa dipakai.

Selama user dan password belum diisi, halaman perangkat presensi menolak dibuka dan hanya menampilkan catatan untuk menghubungi admin. Perangkat tidak pernah terbuka tanpa kredensial.

Perangkat presensi mengunci dirinya sendiri

Sesi perangkat presensi berakhir kalau dibiarkan tidak dipakai selama 30 menit, atau saat tombol Kunci perangkat ditekan. Ini menutup celah kalau perangkat ditinggal tanpa sengaja. Lamanya bisa diubah lewat variabel PRESENSI_IDLE_TIMEOUT.

Karyawan

Data karyawan, jabatan, gaji, penugasan shift, dan kartu absen.

Kolom	Keterangan
Nama lengkap	Nama yang tampil di daftar, laporan, dan pengajuan. Wajib.
NIP	Nomor induk karyawan. Boleh dikosongkan, tapi harus unik bila diisi.
Telepon	Nomor kontak. Boleh dikosongkan.
Email	Dipakai sebagai alamat login kalau akun dibuat. Harus unik. Wajib bila membuat akun.
Toko	Toko tempat karyawan bekerja. Supervisor hanya bisa memilih toko yang diawasi. Wajib.
Jabatan	Menentukan apakah karyawan wajib mengikuti template shift atau cukup ikut window.
Template shift	Penugasan template khusus untuk satu karyawan. Mengosongkannya berarti kembali mengikuti aturan jabatan dan toko.
Shift berlaku mulai	Tanggal mulai penugasan template. Kosongkan untuk memakai tanggal masuk karyawan.
Tanggal masuk	Tanggal karyawan mulai bekerja.
Tipe gaji	Gaji Harian atau Gaji Per Jam. Wajib.
Gaji harian (Rp)	Nominal gaji per hari untuk tipe gaji harian.
Tarif per jam (Rp)	Nominal per jam untuk tipe gaji per jam.
Catatan	Catatan bebas, maksimal 255 karakter.
Karyawan aktif	Bila dimatikan, karyawan tidak bisa absen dan akun logannya ikut dinonaktifkan. Riwayat tetap tersimpan.

Buat akun login

Bagian Buat akun login hanya muncul saat menambah karyawan baru. Setelah akun ada, bagian ini hilang dan tidak muncul lagi.

Akun otomatis mendapat peran karyawan: bisa absen, melihat kartu dan riwayat sendiri, serta mengajukan izin dan lembur.
Password minimal 8 karakter dan harus diketik dua kali.
Akun ikut aturan satu akun satu perangkat.

Kartu absen

Setiap karyawan punya satu kartu pribadi yang memuat QR Code dan barcode dengan kode yang sama. Kartu dipakai untuk absen dari perangkat presensi toko: barcode untuk scanner USB, QR untuk reader kamera atau diketik manual. Absen dari HP tidak memakai kartu ini, melainkan tombol di beranda yang memeriksa lokasi. Tombol Ganti kartu QR menerbitkan versi baru. Semua kartu lama yang sudah dicetak langsung tidak berlaku, di toko mana pun. Gunakan ini kalau kartu hilang atau dicuri.

Halaman Kartu QR punya tombol cetak untuk mencetak kartu QR dan barcode sekaligus. Kartu dari toko lain tidak akan diterima di perangkat presensi toko tersebut.

Izin perangkat presensi

Centang Boleh absen lewat perangkat presensi untuk mengizinkan karyawan memakai kartunya di perangkat presensi toko, misalnya untuk karyawan yang tidak membawa HP. Centang ini bawaan aktif setiap karyawan baru. Karyawan yang tidak diizinkan akan ditolak perangkatnya, dengan alasan tersimpan di audit log. Mengosongkannya sama sekali tidak mengubah absen dari HP.

Nonaktifkan karyawan

Tombol Nonaktifkan ada di halaman ubah karyawan. Karyawan tidak dihapus, hanya ditandai tidak aktif dan tanggal keluar diisi, supaya riwayat absensinya tetap bisa dibaca di laporan.

Ada dua hak akses terpisah: tambah dan ubah memakai izin karyawan.kelola. Hak karyawan.hapus disimpan untuk penghapusan permanen di masa depan dan belum dipakai.

Jabatan

Jabatan menjawab pertanyaan paling penting: apakah jam kerja seorang karyawan ditentukan oleh jadwal mingguan, atau oleh jam datangnya sendiri.

Kolom	Keterangan
Nama jabatan	Nama jabatan, harus unik. Wajib.
Kode	Kode pendek untuk laporan. Boleh dikosongkan; kalau begitu dibuat otomatis dari nama jabatan.
Deskripsi	Penjelasan bebas, maksimal 500 karakter.
Wajib memakai template shift	Centang untuk manajer atau kepala toko. Bila tidak dicentang, jam datang karyawan sendiri yang menentukan dia masuk shift mana.
Jabatan aktif	Menentukan apakah jabatan ini bisa dipilih saat menambah karyawan.

Contoh pembagian yang wajar

Jabatan	Pengaturan	Aturan yang dipakai
Kasir	Tidak wajib	Window shift, ditentukan jam datang
Pramuniaga	Tidak wajib	Window shift, ditentukan jam datang
Supervisor	Wajib	Template shift
Manajer Toko	Wajib	Template shift

Karyawan tanpa jabatan

Karyawan yang belum punya jabatan dianggap wajib memakai template shift, supaya aturan absennya tidak berubah diam-diam. Tetap sebaiknya jabatan diisi langsung.

Mengubah pengaturan ini tidak menghapus apa pun

Mengosongkan centang wajib template tidak akan menghapus template yang sudah terlanjur ditugaskan. Karyawan yang sudah punya penugasan template tetap memakainya sampai penugasannya diubah atau dikosongkan di halaman karyawan.

Jabatan yang masih dipakai

Menghapus jabatan hanya bisa dilakukan kalau tidak ada karyawan yang memakainya. Kalau masih dipakai, jabatan otomatis dinonaktifkan supaya riwayat karyawan tidak rusak.

Template Shift

Jadwal mingguan yang berlaku untuk semua orang dengan jabatan wajib template, seperti manajer dan kepala toko. Setiap hari punya jam masuk, batas telat, jam pulang, dan jam istirahat sendiri.

Kolom utama

Kolom	Keterangan
Nama template	Nama template, wajib diisi.
Berlaku untuk	Semua Toko, Per Toko, atau Per Karyawan. Hanya pemilik yang boleh membuat template untuk semua toko.
Kode	Kode pendek untuk laporan, otomatis jadi huruf besar.
Tipe shift	Penentuan cara jam kerja dihitung. Lihat penjelasan di bawah.
Durasi maksimum (menit)	Catatan batas durasi kerja, berlaku untuk semua hari dan bisa ditimpa per hari. Angka ini tidak memotong durasi yang dihitung.
Jam cut-off absen masuk	Setelah jam ini, scan masuk ditolak. Kosongkan bila tidak ada batas jam scan.
Toko	Wajib diisi kalau Berlaku untuk di atas diisi Per Toko.
Template aktif	Template nonaktif tidak dipakai untuk menentukan jam kerja.

Tiga tipe shift

Tipe	Arti	Catatan
Tetap	Jam masuk dan jam pulang sama untuk semua orang.	Jam pulang harus setelah batas telat. Tidak boleh melewati tengah malam.
Fleksibel	Boleh datang di rentang jam tertentu atau bebas.	Ada tiga jenis: Bebas (absen kapan saja), Terbatas (harus antara jam masuk dan batas telat), dan Durasi tetap (jam pulang dihitung dari jam datang ditambah durasi kerja).
Interval	Satu hari dibagi beberapa sesi scan masuk dan pulang.	Karyawan bisa scan masuk dan pulang sekali per sesi, berurutan dari atas. Boleh melewati tengah malam bila jam selesai lebih awal dari jam mulai.

Tabel per hari

Centang hari yang merupakan hari kerja, lalu isi jamnya. Hari yang tidak dicentang berarti libur. Untuk tipe tetap, batas telat wajib diisi dan urutannya harus masuk, lalu batas telat, lalu pulang.

Durasi maksimum bukan pemotong

Nilai durasi maksimum hanya disimpan sebagai catatan. Durasi kerja tetap dihitung penuh dari jam datang sampai jam pulang, supaya tidak bercampur dengan perhitungan lembur.

Menghapus template

Menghapus template ikut menghapus jadwal hariannya dan penugasan karyawan yang memakainya. Riwayat absensi lama tetap aman, tapi karyawan tersebut tidak lagi punya jam kerja sampai ditugaskan template lain.

Window Shift

Rentang jam untuk kasir dan pramuniaga. Berbeda dengan template, window tidak perlu ditugaskan ke siapa pun: jam datang karyawan sendiri yang menentukan dia masuk window mana.

Kolom	Keterangan
Nama	Nama window, misalnya Pagi. Wajib.
Kode	Kode pendek untuk laporan, misalnya PAGI.
Mulai / Selesai	Rentang jam window. Jam selesai harus setelah jam mulai. Wajib.
Batas telat	Lewat dari jam ini berarti terlambat. Harus di antara jam mulai dan selesai. Kosongkan berarti harus datang tepat di jam mulai.
Aturan absensi	Ketat berarti absen di luar rentang shift langsung dihitung terlambat. Toleran berarti tetap dicatat, tapi tidak dihitung terlambat.
Durasi maksimum (menit)	Catatan batas durasi kerja. Ini catatan saja, durasi tetap dihitung penuh.
Toko	Kosongkan untuk semua toko. Hanya pemilik yang boleh membuat window untuk semua toko.
Urutan	Angka 0 sampai 999 untuk urutan tampilan dan pemutusan saat window tumpang tindih.
Aktif dipakai untuk menentukan shift	Window nonaktif dipakai untuk rekap, tapi tidak dipakai untuk menentukan shift.

Contoh

Nama	Mulai	Selesai	Batas telat	Aturan
Pagi	06:00	14:00	06:15	Toleran
Siang	13:00	21:00	13:30	Toleran
Malam	21:00	23:59	21:30	Ketat

Window tumpang tindih

Jika ada window yang saling tumpang tindih, yang dipakai adalah window yang jam mulainya paling akhir. Jadi pada contoh di atas, karyawan yang datang pukul 13:30 masuk ke window Siang, bukan Pagi. Aplikasi menampilkan peringatan bila tumpang tindih terdeteksi, tetapi tetap membolehkannya.

Aturan absensi berlaku kalau ada yang ketat

Absen di luar semua window akan dihitung terlambat kalau ada satu saja window aktif yang berniat Ketat. Kalau semua window toleran, absen tetap dicatat tanpa penilaian. Kalau belum ada satu pun window di toko itu, tidak ada aturan yang ditegakkan.

Menghapus window

Tombol hapus pada window hanya menonaktifkannya, tidak menghapus. Arsip absensi lama tetap utuh. Window bisa diaktifkan kembali kapan saja.

Persetujuan Pengajuan

Halaman pengajuan menampilkan dua tabel terpisah: pengajuan izin, sakit, cuti, dinas di atas, dan pengajuan lembur di bawahnya. Keduanya punya pagination sendiri, jadi menyaring izin tidak membuat daftar lembur ikut berubah.

Filter	Fungsi
Cari nama atau NIP	Mencari berdasarkan nama atau NIP karyawan.
Status	Menyaring berdasarkan status pengajuan.
Toko	Menyaring berdasarkan toko karyawan. Supervisor hanya melihat toko yang diawasi.
Menunggu	Checkbox untuk hanya menampilkan pengajuan yang belum diputuskan.

Menyetujui dan menolak

Menyetujui tidak wajib disertai keterangan, tapi baik bila ada catatan.
Menolak wajib menyertakan alasan. Aplikasi akan meminta alasan lebih dulu. Tanpa alasan, pengajuan tidak bisa ditolak.
Status tidak bisa dibatalkan. Setelah disetujui atau ditolak, keputusan tidak bisa diubah dari halaman ini. Karyawan yang belum punya kepastian bisa membatalkan pengajuannya sendiri.

Keterangan pada tabel lembur

Jam kerja lembur beserta estimasi nominalnya ditampilkan berdampingan dengan keterangan. Bila tarif per jam belum diatur pada data karyawan, kolom estimasi menuliskan Tarif belum diatur.

Pengajuan yang sudah disetujui otomatis muncul sebagai catatan pada hari absensi karyawan, supaya tidak perlu ditebak apakah hari itu sudah ada izin atau belum.

Laporan Durasi Kerja

Rekap durasi kerja per karyawan. Tanpa filter, laporan menampilkan bulan berjalan sampai hari ini.

Filter	Keterangan
Cari nama atau NIP	Mencari karyawan tertentu.
Dari / Sampai	Rentang tanggal absensi.
Toko	Menyaring per toko. Supervisor hanya melihat toko yang diawasi.

Kolom laporan

Kolom	Arti
Karyawan	Nama dan NIP, beserta jabatan bila ada.
Toko	Toko tempat bekerja.
Hari	Jumlah hari berbeda yang punya catatan absensi.
Sesi	Jumlah pasangan absen masuk dan pulang.
Total durasi	Akumulasi durasi kerja dalam bentuk jam dan menit, misalnya 9j 30m.
Rata-rata / hari	Total durasi dibagi jumlah hari.
Terlambat	Jumlah sesi yang tercatat terlambat.
Belum pulang	Jumlah sesi yang sudah absen masuk tapi belum absen pulang.

Angka lama tidak ikut berubah

Laporan dihitung ulang dari baris absensi yang benar-benar tercatat, bukan dari aturan shift yang berlaku sekarang. Mengubah jadwal shift tidak mengubah angka bulan lalu.

Batas rentang tanggal

Rentang dibatasi dua tahun ke belakang sampai satu bulan ke depan. Tanggal yang tidak wajar akan ditolak, bukan dipotong diam-diam, supaya angka yang tampil selalu sama dengan yang diminta.

Cara durasi dihitung

Durasi dihitung dari tanggal penuh, bukan hanya jam, sehingga shift yang melewati tengah malam tetap terhitung benar. Jam istirahat yang sudah dijadwalkan dipotong dari durasi kerja. Sesi yang belum absen pulang dihitung nol menit tapi tetap menambah kolom Belum pulang.

Pengguna

Halaman ini mengatur peran, status aktif, dan toko yang diawasi setiap akun. Ini satu-satunya tempat tabel penugasan toko terisi, jadi supervisor yang belum ditugaskan tidak punya akses ke toko mana pun.

Bagian	Fungsi
Cari dan filter	Mencari berdasarkan nama atau email, dan menyaring berdasarkan peran.
Peran	Boleh memilih lebih dari satu peran. Tahan Ctrl atau Cmd saat memilih.
Toko yang diawasi	Daftar centang toko. Hanya toko yang boleh diawasi oleh akun yang sedang login.
Akun aktif	Bila dimatikan, akun dikeluarkan dari sesi berjalan dan tidak bisa masuk lagi.
Simpan	Menyimpan peran, toko, dan status aktif sekaligus.

Aturan yang perlu diperhatikan

Peran pemilik mengabaikan daftar toko. Pilih peran pemilik dan daftar centang toko otomatis dinonaktifkan karena peran itu sudah memberi akses ke seluruh jaringan.
Tidak bisa menonaktifkan akun sendiri. Ini dicegah supaya admin tidak terkunci dari halaman ini.
Tidak semua peran bisa dipilih. Admin tanpa izin mengelola peran tidak akan melihat peran pemilik sebagai pilihan.
Menyimpan akan mengeluarkan akun itu dari perangkat yang sedang dipakai. Ini disengaja karena perubahan peran atau toko berarti hak akses berubah total.

Halaman ini hanya mengubah akun yang sudah ada. Untuk membuat akun baru, gunakan menu Karyawan. Menonaktifkan akun di sini tidak menghapus data loginnnya maupun riwayat absensinya.

Tidak ada reset password di halaman ini

Reset password hanya tersedia di halaman ubah karyawan, dan hanya untuk akun yang tertaut ke data karyawan. Akun pengelola perlu dibuat ulang lewat pengaturan awal aplikasi.

Cara Kerja Absen

Aturan lengkap di balik status Tepat Waktu dan Terlambat

Bagian ini menjelaskan kenapa seorang karyawan bisa tercatat terlambat atau tidak, dan kenapa kadang statusnya justru kosong. Aturan ini dibaca berurutan dari yang paling spesifik.

Urutan penentuan aturan

Urutan	Aturan yang dipakai	Kapan dipakai
1	Penugasan template khusus karyawan	Kalau ada template yang ditugaskan langsung ke karyawan tersebut, aturan ini yang dipakai, walau pun ia kasir.
2	Window shift	Kalau jabatan tidak wajib template. Jam datang karyawan menentukan dia masuk window mana.
3	Template milik toko	Kalau jabatan wajib template dan toko punya template sendiri.
4	Template semua toko	Kalau toko tidak punya template sendiri.
5	Nilai bawaan dari pengaturan	Hanya dipakai kalau sama sekali tidak ada template. Bawaannya masuk 08:00, batas telat 08:15, pulang 17:00.

Status absen masuk

Kondisi	Status	Penjelasan
Absen masuk pada sesi interval yang berlaku	Tepat Waktu	Sudah pasti tepat waktu karena jam datangnya sudah dibatasi sesi itu sendiri.
Jabatan wajib template tapi hari itu tidak ada jadwal	Kosong	Catatan tidak ada shift di hari ini. Tidak dihitung terlambat.
Shift fleksibel jenis bebas atau durasi tetap	Tepat Waktu	Yang dinilai adalah durasi kerja, bukan kepatuhan datang.
Shift tetap atau fleksibel jenis terbatas	Tepat Waktu atau Terlambat	Dibandingkan dengan batas telat milik shift itu sendiri, bukan jam masuk umum.

Status absen pulang

Kondisi	Status	Penjelasan
Pulang pada sesi interval yang berlaku	Tepat Waktu atau Pulang Cepat	Dibandingkan dengan jam selesai sesi.
Jabatan wajib template tapi hari itu tidak ada jadwal	Kosong	Catatan tidak ada shift di hari ini.
Shift fleksibel jenis bebas	Tepat Waktu	Pulang cepat tidak bisa dihitung karena tidak ada jam pulang yang jadi acuan.
Shift tetap atau fleksibel jenis terbatas	Tepat Waktu atau Pulang Cepat	Dibandingkan dengan jam pulang harapan.

Status kosong bukan berarti gagal

Status kosong muncul ketika tidak ada aturan yang bisa dipakai untuk menilai. Absennya tetap tercatat, hanya tidak diberi label tepat waktu atau terlambat.

Pemeriksaan lokasi

Sebelum aturan jam kerja dijalankan, lokasi selalu diperiksa lebih dulu. Ada tiga pemeriksaan berurutan, dan kegagalan di salah satunya langsung membatalkan absen tanpa menyimpan apa pun.

Pemeriksaan	Kapan gagal
Koordinat terbaca	Koordinat kosong, atau di luar rentang yang sah untuk garis bumi.
Akurasi GPS cukup	Akurasi bacaan lebih kasar dari batas yang diatur, yaitu 500 meter secara bawaan. Di dalam toko angka 100 sampai 300 meter masih dianggap wajar.
Masih di dalam radius toko	Jarak dari titik koordinat toko lebih besar dari radius toko. Tepat di garis batas masih diterima.

Jarak dihitung ulang di server

Aplikasi menghitung ulang jarak sendiri dari koordinat yang dikirim. Angka jarak yang dikirim perangkat tidak pernah dipakai, jadi jarak yang tersimpan selalu benar.

Absen dari perangkat presensi melewati tiga pemeriksaan ini juga

Perangkat presensi memakai koordinat tokonya sendiri, bukan GPS perangkat, jadi jarak selalu 0 meter dan akurasi GPS tidak dihitung. Aturan jam kerja, jam cut-off, dan jenis shift tetap berlaku seperti absen dari HP. Kartu yang bukan milik toko itu langsung ditolak sebelum jam kerja dievaluasi, begitu juga kartu karyawan yang tidak diizinkan memakai perangkat presensi.

Sesi dan jam cut-off

Absen masuk hanya boleh sekali per hari. Untuk template tipe tetap dan fleksibel, scan masuk kedua di hari yang sama akan ditolak dengan pesan sudah absen masuk. Hanya template tipe interval yang mengizinkan scan masuk berulang, sekali per sesi.
Jam cut-off hanya menahan scan masuk. Ini batas jam memindai, bukan batas jam kerja. Orang yang terlambat sudah tidak boleh masuk, jadi absensinya baru dibuat kalau belum lewat cut-off. Karyawan yang ikut window shift tidak terkena aturan ini.
Absen pulang memakai shift saat masuk. Kalau masuk jam 21:30 pada shift Malam lalu pulang jam 23:00, perhitungannya tetap memakai shift Malam, bukan shift yang sedang berlaku jam 23:00.
Shift tengah malam tetap bisa ditutup keesokannya. Absen pulang dari shift yang benar-benar melewati tengah malam masih bisa ditutup pada hari berikutnya, supaya shift 22:00 sampai 02:00 tidak menggantung.

Catatan otomatis

Aplikasi menulis catatan pada baris absensi tanpa menolak absen. Catatan yang mungkin muncul:

tanggal ini libur
memiliki pengajuan ... disetujui
tidak ada shift di hari ini
jam masuk di luar semua window shift yang berlaku
akurasi GPS ... m, lebih kasar dari radius toko

Cara durasi kerja dihitung

1 Dihitung dari tanggal penuh, bukan hanya jam. Masuk 20:00 lalu pulang 03:00 dihitung 7 jam, bukan minus 17 jam.
2 Jam istirahat yang sudah dijadwalkan dipotong dari durasi.
3 Nilai durasi maksimum tidak memotong apa pun. Durasi selalu dihitung penuh supaya tidak bercampur dengan perhitungan lembur.
4 Sesi yang belum absen pulang punya durasi kosong, bukan nol jam. Di laporan dihitung nol menit tapi ditandai di kolom Belum pulang.

Masalah dan Solusinya

Semua pesan error dan apa yang harus dilakukan

Halaman ini disusun berdasarkan keluhan yang paling sering muncul. Cari kata kunci yang mirip dengan pesan yang muncul di layar.

Tidak bisa login: Akun sedang dipakai di perangkat lain

Satu akun hanya boleh aktif di satu perangkat. Tunggu sampai perangkat lain dipakai lagi, atau minta pemilik untuk mengaktifkan kembali akun dari menu Pengguna.

Tidak bisa login: Form terkunci

Form terkunci selama 60 detik setelah lima kali percobaan salah. Tunggu hitungannya habis, lalu periksa kembali email dan kata sandinya.

Tidak bisa login: Email atau kata sandi salah

Perhatikan huruf kapital dan spasi yang tidak sengaja. Email harus sama persis dengan yang dipakai saat akun dibuat.

Akun dinonaktifkan

Akun dinonaktifkan berarti tidak bisa masuk. Hubungi pemilik, karena pengaktifan kembali dilakukan dari menu Pengguna.

Halaman admin otomatis menutup dengan 403

Akun ini tertaut ke data karyawan, jadi memang tidak boleh masuk ke area admin. Promosi menjadi pengelola dilakukan dengan memutus tautan karyawannya.

Absen ditolak: Gagal menyimpan lokasi

Berdiri dekat jendela atau keluar sebentar, lalu coba lagi. Aplikasi menunggu sampai 8 detik mencari sinyal yang lebih baik.

Absen ditolak: Akurasi GPS kurang baik

Akurasi bacaan terlalu kasar. Tunggu beberapa detik sampai angka akurasi turun, atau pindah ke tempat yang lebih terbuka.

Absen ditolak: Terlalu jauh dari toko

Jarak dari titik koordinat toko melebihi radius toko. Kalau seharusnya sudah berada di dalam toko, minta pemilik memeriksa koordinat dan radius toko.

Absen ditolak: Di luar area geofence toko

Sama seperti terlalu jauh, tetapi pesan ini muncul ketika koordinat toko sudah diisi dan pemeriksaan jarak menolaknya.

Absen ditolak: Sudah absen masuk hari ini

Untuk shift tetap dan fleksibel, hanya boleh satu absen masuk per hari. Absen pulang dulu, atau hubungi atasan kalau ini keliru.

Absen ditolak: Di luar jam cut-off

Jam cut-off adalah batas terakhir memindai. Absen setelah jam itu tidak bisa direkam. Batas ini bisa diubah di template shift.

Absen ditolak: Belum absen masuk

Tombol absen pulang hanya aktif setelah absen masuk tercatat.

Absen ditolak: Sesi interval sudah dipakai

Setiap sesi hanya boleh satu scan masuk dan satu scan pulang. Kalau sudah scan pulang di sesi itu, sesi berikutnya baru bisa dipakai.

Tombol absen tidak muncul

Akun tidak punya izin mencatat absensi, sehingga tombol disembunyikan dan halaman hanya menampilkan riwayat.

Tepat waktu walau datang agak telat

Shift fleksibel jenis bebas dan durasi tetap menilai durasi kerja, bukan kepatuhan datang. Jadi orang yang datang agak telat tapi durasinya cukup tetap ditulis Tepat Waktu.

Status kosong atau tidak ada shift di hari ini

Hari itu tidak termasuk hari kerja di template, jadi tidak ada aturan yang bisa dipakai. Absen tetap tercatat, hanya tidak diberi label.

Terlambat padahal tidak merasa telat

Periksa catatan pada baris absensi. Kalau muncul catatan jam masuk di luar semua window shift, berarti aturan yang dipakai adalah window, bukan template.

Jumlah jam di dasbor tidak sama dengan laporan

Dasbor menampilkan bulan berjalan, laporan bisa menampilkan rentang lain. Bandingkan rentang tanggal yang sama sebelum menyimpulkan ada selisih.

Kartu absen tidak berlaku lagi

Kartu sudah diganti dari halaman karyawan, jadi versi kodenya yang lama tidak berlaku lagi, baik di HP maupun di perangkat presensi. Minta versi kode yang terbaru dan cetak ulang.

Perangkat presensi ditolak sebelum bisa dipakai

Halaman perangkat presensi menolak dibuka kalau user dan password presensi di toko itu belum diisi. Isi keduanya di menu Toko, lalu muat ulang halamannya.

User atau password presensi salah

Kredensial presensi milik toko itu sendiri, bukan akun karyawan. Kalau sudah dipastikan benar tapi masih ditolak, cek lagi spasi di awal atau akhir kolom, dan pastikan user presensi tidak dipakai toko lain.

Kartu ditolak di perangkat presensi toko

Kode yang dipindai bukan milik toko tempat perangkat itu berada, atau karyawannya memang tidak diizinkan absen lewat perangkat presensi. Kartu harus milik toko tempat karyawan bekerja. Kalau benar, periksa juga apakah kode pada kartu sudah versi terbaru.

Supervisor tidak bisa membuka toko tertentu

Toko itu belum masuk daftar toko yang diawasi. Buka menu Pengguna, lalu centang tokonya di bagian Toko yang diawasi.

Menu tidak muncul di sidebar

Setiap menu mengikuti izin akun. Menu yang tidak muncul berarti akun tidak punya izin halaman itu, dan itu memang perilaku yang dimaksud.

Pertanyaan Umum

Hal yang paling sering ditanyakan

Pertanyaan yang paling sering ditanyakan, dijawab satu per satu. Bagian ini bisa dibaca tanpa perlu membuka halaman lain.

Kenapa saya harus izin lokasi?

Aplikasi memeriksa lokasi di server untuk memastikan absen dicatat dari dalam area toko. Izin lokasi hanya dibaca di perangkat sendiri dan koordinatnya tidak dibagikan ke pihak lain.

Kenapa lokasi tidak bisa dibaca sama sekali?

Peramban hanya mengizinkan pembacaan lokasi lewat HTTPS. Aplikasi yang dibuka lewat alamat jaringan lokal akan diblokir. Gunakan localhost untuk pengujian, atau pasang sertifikat HTTPS untuk alamat yang dipakai orang lain.

Apakah GPS dibutuhkan terus-menerus?

Tidak. Lokasi hanya dibaca saat tombol absen ditekan, lalu berhenti. Aplikasi tidak melacak pergerakan sepanjang hari.

Kenapa cartanya tidak muncul di dasbor saya?

Kartu absen tersedia untuk akun yang tertaut ke data karyawan. Kalau tidak muncul, data karyawannya belum tertaut atau sudah dinonaktifkan.

Kenapa kartu memuat QR dan barcode?

Satu kode identitas dicetak dalam dua bentuk supaya dibaca perangkat apa pun di toko: barcode dibaca scanner USB perangkat presensi, sedangkan QR memuat kode yang sama untuk dibaca reader kamera atau diketik manual. Absen dari HP tidak memakai kartu ini—cukup tombol di beranda yang memeriksa lokasi. Memindai dari perangkat presensi tetap dicatat seperti absen biasa, hanya lokasi yang diambil dari koordinat toko.

Kenapa jam kerja saya 0 menit?

Yang perlu dicek adalah kolom durasi pada baris absensi. Ada dua kemungkinan: sesi masuk belum ditutup dengan absen pulang, atau jam istirahat yang dijadwalkan membuat durasi bersihnya habis.

Bisa absen dari luar toko?

Tidak dalam kondisi normal, karena pemeriksaan jarak akan menolak, kecuali radius toko memang sengaja dibuat sangat besar.

Kenapa jam paling lambat saya berbeda setelah jadwal diubah?

Status keterlambatannya ikut dengan aturan yang berlaku saat itu. Absen yang sudah tersimpan tidak dihitung ulang, jadi laporan bulan lalu tetap sama seperti aslinya.

Kenapa pengajuan saya belum diproses?

Pengajuan menunggu keputusan atasan. Statusnya berubah otomatis setelah atasan menyetujui atau menolak, dan penolakan selalu disertai alasan.

Apakah bisa membatalkan pengajuan yang sudah disetujui?

Pengajuan bisa dibatalkan sendiri selama belum diproses. Setelah statusnya berubah menjadi disetujui atau ditolak, keputusan tidak bisa diubah lagi.

Bagaimana cara mengaktifkan kembali akun yang dinonaktifkan?

Buka menu Pengguna, lalu aktifkan kembali centang Akun aktif. Orang tersebut harus keluar dari perangkat yang sedang dipakai sebelum bisa masuk lagi.

Bagaimana cara promosi karyawan jadi pengawas?

Berikan peran yang diperlukan dari menu Pengguna, lalu tentukan toko yang diawasi. Ada satu syarat tambahan: akun harus diputus dari data karyawan supaya tidak otomatis tertolak di area admin.

Apakah semua toko bisa punya jadwal berbeda?

Bisa. Template shift dan window shift bisa dibuat khusus satu toko, atau berlaku untuk semua toko sekaligus. Aturan paling spesifik selalu menang.

Kenapa kasir saya ikut template shift?

Kalau kasir punya template yang ditugaskan langsung, aturan itu yang dipakai, walau jabatan secara normal tidak wajib template. Kosongkan penugasan template di halaman karyawan untuk mengembalikan ke aturan window.

Berapa lama satu akun boleh dipakai?

Satu akun hanya boleh aktif di satu perangkat pada satu waktu. Aplikasi tidak melacak siapa yang sedang memakai akun tertentu, tapi aturan ini membuat absensi pada hari itu hanya bisa tercatat satu kali, bukan dari dua perangkat berbeda.

Apakah data absensi bisa dihapus?

Data yang sudah tercatat tidak bisa dihapus dari aplikasi. Menonaktifkan karyawan atau toko hanya melingkupkan datanya dari daftar aktif, sementara riwayat tetap utuh.

Siapa yang harus dihubungi?

Hubungi pemilik atau supervisor toko lebih dulu. Mereka punya akses ke halaman admin untuk memeriksa pengaturan yang menyebabkan masalah.